Réorganiser, améliorer, sans tout bousculer !

A travers un projet réalisé chez un de nos clients, leader dans le secteur de l’énergie, nous souhaitions vous partager l’implémentation des solutions PLM Analytics et Exalead par nos consultants afin de répondre à divers enjeux demandés par notre client.


Du Cadrage à la mise en place du projet

Après une première phase de cadrage des besoins, nous avons décidé de mettre en place la solution PLM (Product Life-cycle Management), permettant l’analyse, la modélisation, la traçabilité des modifications et le suivi le cycle de vie complet d’un produit, équipement ou installation, de sa conception à son retrait.

A travers cette nouvelle gestion de la donnée, on remarque que les tâches d’exploitation, de maintenance et de démantèlement nécessitent l’accès à un ensemble d’informations avec des origines, formats et historiques très divers (schémas, plans, modèles, maquettes 3D, notices, historique d’interventions, documentation, réglementation …).


Intégrer un moteur de recherche pour améliorer les performances

Dans un second temps, l’intégration d’Exalead, moteur de recherche et de producteur de rapports analytiques nous a donc semblé évident. Ce moteur de recherche ou SBA (Search Based Application) est une application web permettant de collecter, consolider et restituer des données extraites à partir de l’écosystème d’applications du client (Legacy).
On peut, d’ailleurs, distinguer trois différentes étapes dans le traitement des données communes à tous les moteurs de recherche :

  1. La collecte automatisée des informations | Crawling.
  2. L’indexation automatisée des informations | Indexation.
  3. Le classement automatisé des informations | Ranking.

Dans le cas précis de notre projet, le client avait des contraintes couvrant les domaines essentiels :

  • Les coûts atteignent 60 % du coût global du projet
  • Les équipes sont peu connectées à l’Ingénierie
  • Les Systèmes d’information sont peu intégrés, dispersés et d’âges variés
  • La mise en place d’un PLM de « bout en bout » est long à réaliser
  • La capitalisation de l’historique et du savoir est un atout majeur


Répondre aux problématiques sans changer les organisations

En connectant Exalead à l’application PLM ainsi qu’au reste des applications du Legacy, Mind7 Consulting, partenaire et intégrateur de la solution Exalead de Dassault Systèmes, souhaitait répondre aux problématiques de manière efficace sans avoir à perturber ou changer l’organisation mise en place dans les équipes, tout en améliorant leur performance, sécurisant leurs résultats et la collecte des informations :

Notre objectif étant de créer une interface dynamique qui puisse répondre à 4 critères fondamentaux

  • Facilité d’accès à la donnée / Gain de temps
  • Consolidation de la donnée / Gain de temps
  • Mise en cohérence de la donnée / Gain en efficacité
  • Complétude de la donnée / Réduction des erreurs

Le cahier des charges client à respecter était bien précis afin de garantir une réelle création de valeur pour les différentes populations métier ciblées :

  • Digitalisation des processus client,
  • Amélioration de la connaissance de l’état TQC (Tel Que Construit)
  • Amélioration de la maîtrise des configurations du parc nucléaire
  • Développement d’un langage commun Ingénierie / Exploitants / Fournisseurs
  • Gestion des données structurantes (TQC et Conception) dans le temps (niveau de maturité et applicabilité)
  • Mise à disposition des données de référence de l’ingénierie et compatibilité avec les outils existants utilisés en production


En conclusion

Ainsi, après une phase de préparation et cadrage animée par des ateliers d’échanges et de maquettage des besoins, sur 1 à 2 mois, nous avons pu déployer le projet avec des temps de création, démos et tests. Au bout de 4 mois, une première version du produit a été présenté et approuvé par le client.

Yohan L.

Sans Google, on fait comment ?!?  (Et sans se ruiner !)


En tant qu’ancien consultant chez un éditeur de logiciels, j’ai un gout très prononcé pour la mise en œuvre de solutions sur étagère qui allient rapidité de mise en œuvre et apport, à coup sûr, d’expertise fonctionnelle. Dans ces quelques lignes, je vous livrerai mon expérience sur la formation sans utiliser Google. Un défi !

Problématique ou cas en question ?

Le principal challenge pour une société de conseil sur ces sujets est la montée en compétence et en expertise de ses consultants. Internet, qui est pourtant une des sources de connaissances majoritaires de notre époque, est souvent limitée, et restreinte à quelques articles et/ou blogs de survol ou d’introduction, on n’y trouve pas de forum « stack overflow ».

Au sein de Mind7 Consulting, je mets en œuvre plusieurs approches afin de m’assurer que notre expertise reste à son meilleur niveau sur la durée, et qu’elle soit transmise aux nouveaux arrivants de manière garantie.

L’accompagnement humain est la clé

Une de mes plus grandes satisfactions dans mon métier de consultant est l’échange que je peux avoir avec mes collègues ou clients concernant des problématiques techniques et des challenges à résoudre. Ce sont des sources de progrès personnel, et d’enrichissement de mon expertise. Aujourd’hui, je reproduis ce schéma chez Mind7, dans les deux sens.

D’un côté, chaque nouvel arrivant a la possibilité de travailler avec un mentor, dont le rôle est de garantir la montée en compétence et donc, d’assurer la démultiplication des possibilités pour Mind7 d’aider ses clients, mais aussi dans le but de déléguer. Ceci donne aux mentors le temps par ailleurs de s’investir sur de nouveaux sujets. Le cycle vertueux de l’expertise est ainsi maintenu.

Cette possibilité n’est pas sans concession et il faut accepter de perdre sur le court terme du temps de production ou de facturation, pour de toute façon le regagner avec des intérêts sur le moyen et le long terme. Voyez ceci comme un investissement très rentable !

De l’autre, je suis très attentif à maintenir une relation étroite avec les experts de nos partenaires éditeurs, dans une relation gagnant – gagnant. J’appelle ceci un partage d’expertise. De manière régulière, nous rencontrons les consultants qui font le succès de l’éditeur chez ses propres clients sur des discussions informelles autour d’une problématique.

Le défi de la capitalisation

Je travaille aussi pour trouver une méthode où capitaliser est naturel, efficace et utile. Faire une documentation à la fin d’un projet ne fonctionne pas. Et en plus, qui a le temps de le faire ?

Les sources logicielles sont souvent « non ouvertes », ce qui est une particularité en plus à prendre en compte et en rapport avec les problématiques open source. L’impact direct sur le travail est un dépôt de code (Git) tout de suite moins « naturel » et la documentation habituelle qui en découle normalement, plus aussi évidente.

Dans ce contexte, il n’y a pas de solution miracle, ainsi, nous avons mis en place des « cas d’utilisation ». Le principe est simple, il s’agit d’identifier une situation et de décrire sa mise en œuvre, par exemple, « auditer la performance de la chaîne d’indexation » ou bien « insérer une image dynamique dans le rapport hebdomadaire ». Ces fiches pratiques permettent normalement d’aborder plusieurs sujets techniques et fonctionnels différents et, donc, rendre la capitalisation plus riche.

La documentation produit en question

Un dernier point important est de ne pas sous-estimer la documentation éditeur. C’est souvent une source d’information très pertinente. Par contre, il est essentiel de connaitre un minimum le sujet avant de se plonger dans cette source d’information qui, de prime abord, peut paraître un peu rebutante.
Trop souvent, j’ai entendu « il n’y a rien dans la doc ! », alors qu’il y a tout, mais que c’est juste un fastidieux de s’y retrouver. Pour éviter de s’arracher les cheveux, mon conseil le plus avisé est celui d’avoir une bonne maîtrise de la barre de recherche par mot clé.

Alexis Bourdeau

 

Pourquoi on aime la solution Exalead de Dassault Systèmes ?

En tant qu’experts du « Search » (c’est-à-dire des moteurs de recherche), on nous demande souvent de comparer les différents moteurs de recherche. En fonction du contexte, nous indiquons alors celui qui nous semble le plus adapté.

Il y a en effet de nombreux acteurs sur le marché et chacun a sa propre vision et offre. Ainsi le Magic Quadrant de Gartner présente pêle-mêle Sinequa, Coveo, Exalead, HP, IBM… Par contre il ne cite pas ElasticSearch ou Algolia, qui sont pourtant des solutions extrêmement utilisées.

Depuis plusieurs années, nous travaillons notamment sur Exalead et sur ElasticSearch.

Alors, autant vous partager quelques retours d’expérience. A travers notre avis sur ces solutions, vous verrez qu’elles ont un fort apport aux utilisateurs métier en entreprise.

Ici, on s’intéressera plus particulièrement à Exalead mis en oeuvre par Mind7 Consulting, partenaire intégrateur de Dassault Systèmes, depuis 2012.

En effet, nous sommes Partenaires Intégrateurs et Conseil de cette solution. Nous avons eu l’opportunité de la mettre en œuvre dans des contextes business variés (Retail, Assurance, secteur Public, etc…)… et d’adresser ainsi des cas d’utilisations encore plus variés.

Présentation d’Exalead

Remarque : malgré le nom de ses déclinaisons, Exalead n’est pas une solution Saas . Elle n’est disponible qu’en « on premise ».

Il faut savoir que la solution Exalead de Dassault Systèmes se décline sous plusieurs verticales et marques différentes :

  • CloudView qui présente la technologie « Core » d’Exalead.
  • OneCall : solution prépackagée qui permet de constituer une vue à 360° de chaque client et prospect, travailler le portefeuille client pour proposer les meilleurs produits.
  • PLM Analytics : solution prépackagée qui s’intègre notamment avec les outils PLM de Dassault Systèmes (Catia, Enovia notamment) pour valoriser les données et les projets de conception.
  • OnePart : solution prépackagée qui permet de retrouver les pièces et les équipements notamment grâce à de la recherche par similarité (y compris dans les plans 3D).

On le voit bien avec ces descriptions succinctes. On est loin du « simple » moteur de recherche. Et c’est là que réside une vraie innovation d’Exalead.
L’idée est d’utiliser les technologies de type moteur de recherche, pour créer des applications métier qui répondent aux besoins concrets des opérationnels sur le terrain.

Mais un moteur de recherche, c’est quoi ?

Un moteur de recherche est une application qui récupère de l’information des systèmes sources (d’autres applications) et la stocke dans son propre référentiel (“l’index”).
Ainsi, l’information est restituée plus rapidement (parce que vous cherchez sur son index plutôt que sur l’ensemble des sources).

Par exemple, si vous pensez aux recherches web (type Google) lorsque vous cherchez une informations sur internet, la comparaison est évidente.
En amont de votre recherche, le moteur a scanné (“crawlé” dans le jargon) les différents sites pour récupérer l’information des pages existantes.
Puis, il l’a stocké dans son index. Ainsi, lorsque vous cherchez, instantanément une réponse apparaît. Et pour cause! Cet index a été spécialement conçu pour optimiser la performance à la recherche. En plus de cela, des traitements particuliers sont activables sur la donnée ainsi collectée. On pourra assurer la catégorisation, le filtrage mais aussi des traitements sémantiques (synonymes, glossaire, correction orthographique, suggestions…). Tout cela permet d’obtenir des réponses pertinentes et triées. Y compris sur d’énormes volumes de données parce que par définition, les technologies ont été conçues pour stocker… toute l’info du Web !
Vous avez dit Big Data ? Oui… C’en est!

Et,pourquoi c’est plus que cela ?

Mise en oeuvre

La donnée stockée dans l’index a été “traitée”. Parfois elle est nettoyée ou enrichie avant d’être enregistrée. Donc, on pourra en profiter pour mettre de « l’intelligence » dans cette indexation. Par exemple, catégoriser et répertorier des documents en fonction de leur contenu. On encore, les identifier et/ou les lier entre eux en fonction des informations retenues. Même sur des informations non structurées (du texte libre et des commentaires, plutôt que des chiffres qui seraient plus faciles à interpréter). A ce titre, les moteurs de recherche sont plus souples et plus faciles à mettre en œuvre que des outils de type Business Intelligence. En effet, même si la règle du « Garbage In – Gabage Out » reste valable, les moteurs de recherche savent très facilement traiter de l’information disparate et non encore normalisée. On a donc moins d’exigence de Gouvernance en amont.

Utilisation de la donnée

De plus, une fois que l’information est stockée dans l’index, on peut l’exploiter et la visualiser de toutes les façons imaginables :

  • listes de résultats (pensez encore à une recherche à la Google sur internet)
  • tableaux de bord (Analytics, graphiques, indicateurs), …

Enfin, ces données seront utilisées pour les intégrer dans les processus opérationnels « métier ». C’est-à-dire activer des modules, outils ou développements complémentaires.

Cas d’utilisation

Les exemples d’utilisation sont divers comme :

  • Recommander une action en fonction du contexte de tel ou tel client (concept de « next best action »),
  • Plugger des algorithmes de type Machine Learning pour analyser les données centralisées, et, ainsi déclencher des tâches et des actes de gestion,
  • Compléter la donnée collectée et ajouter de l’information à la volée…

De ce fait, la technologie du Moteur de recherche s’intègre bien dans les problématiques de nombreux clients. Elle permet de collecter et valoriser la donnée disponible (en interne ou en externe), en grande quantité. Avec des besoins de rafraîchissement quasi temps réel, ils mettent à disposition de leurs opérationnels des outils qui leur simplifient le quotidien.

C’est pour cela que chez Mind7 Consulting, on s’intéresse à ces concepts depuis longtemps. Nous pensons même que ces solutions ont encore de beaux jours devant elles ! D’autant qu’elles sont extrêmement rapides à mettre en œuvre (2 à 3 mois en moyenne seulement).

 

…Et, c’est là qu’une solution comme Exalead apporte un plus !

Une Solution Tout-en-Un Intégrée

Pour en revenir à notre expérience en tant qu’intégrateur d’Exalead de Dassault Systèmes, l’avantage de cette solution par rapport, notamment, à une solution Open Source est qu’elle est complète et packagée. En effet, chacune des solutions Exalead indiquées plus haut, couvre :

  • des connecteurs standards pour gérer, paramétrer l’accès aux données et les traitements d’indexation (sémantique, enrichissement, consolidation, nettoyage…),
  • un module (la « mashup ») permettant de créer l’interface utilisateur par drag & drop, à partir des widgets mis à disposition par Exalead,
  • des consoles d’administration fonctionnelle et technique donnant les moyens de superviser, gérer, déployer les applications, ainsi que les règles métier (ex dictionnaires de synonymes).

et ses avantages

Ainsi, on peut constater qu’Exalead a plusieurs avantages non négligeables :

  • pouvoir construire une application très rapidement (d’autant que plusieurs verticales sont disponibles en fonction du cas d’utilisation),
  • adresser des cas d’utilisation et des contextes très variés,
  • administrer au quotidien avec une équipe minimale !

Quand on met tout cela bout à bout, le ticket d’entrée se révèle bien plus intéressant que certaines autres solutions (y compris open source) nécessitant des équipes beaucoup plus conséquentes.

 

Andrea Zerial

Retour sur la participation de Mind7 Consulting et Myrtea Metrics au salon Big Data Paris

Pour le deuxième année consécutive, Mind7 Consulting a participé au salon Big Data Paris. Ce fut l’occasion pour ses consultants experts de réaliser de nombreuses démonstrations, sur des sujets tels que le fast data, l’amélioration des processus, la vue 360° ou encore l’IOT en passant par la solution de Myrtea Metrics. Tous les acteurs de mind7 Consulting ont été ravis de cette expérience, qui donne l’opportunité de faire des belles rencontres avec les acteurs du domaine et du secteur.

Ce fut aussi le cas de Myrtea Metrics, petite sœur de Mind7 Consulting – intégrateur de la solution, et startup éditrice de logiciels, qui a créé sa propre solution de management augmenté, développée pour aider les managers à prendre les bonnes décisions, le tout alliant intelligence artificielle et temps réel. Situé au village startup, la participation de Myrtea Metrics a été une réelle aubaine. A cette occasion, la jeune startup a eu l’opportunité de présenter sa solution et de réaliser une démonstration lors d’un atelier workshop de trente minutes.

Dans sa lancée, la startup avait déposé sa candidature pour les trophées de l’innovation du salon, événement interne au Big Data Paris qui assurait aux gagnants une belle visibilité, un espace dédié au village startup pour la prochaine édition du salon et un emplacement auprès des centres d’innovation de CGI. Myrtea Metrics, candidat et finaliste dans la catégorie startup a bravé l’épreuve de la battle qui s’est tenue le 12 mars dans l’amphithéâtre principal et a su convaincre son auditoire sur l’innovation de sa solution car c’est avec plus de 70% des votes de l’assemblée en sa faveur que la startup a remporté le trophée ! Sur un petit nuage, la startup n’a pas fini de vous étonner grâce à son manager augmenté qui sera naturellement intégré par les experts de Mind7 Consulting…

 

Aude Lepot

Prendre le train en marche…

Avez-vous déjà essayé de prendre un train en marche ? Non, bien évidemment ! C’est dangereux et en plus vous aurez très peu de chance d’y arriver…
Plus sérieusement, je pense que tout le monde s’accordera à dire qu’il est bien plus facile de monter à bord et trouver sa place lorsque le train est arrêté à quai et que vous avez acheté un billet avec votre voiture et place indiquées.

Dans le contexte de l’on-boarding (embarquement) d’un consultant sur une mission, hélas, on ne peut pas arrêter le projet afin d’embarquer le consultant, mais, on peut l’aiguiller au mieux pour l’intégrer dans de bonnes conditions.

En tant que consultant, j’entends souvent parler des mêmes défis et barrières lors du démarrage d’une nouvelle mission. Il faut faire ses preuves rapidement sur son périmètre tout en s’adaptant au contexte client (tant au niveau de la méthodologie qu’au niveau de la culture d’entreprise).
Ces défis sont d’autant plus difficiles à relever dans le cas d’un consultant envoyé seul en clientèle (pas d’équipe en place, pas de contact « connu ») pour assurer une mission sur un projet déjà lancé.

Aujourd’hui, je voudrais m’attarder sur ce cas, celui que j’ai vécu, que je vis et que je serai sûrement amené à revivre dans le futur, et auquel vous avez surement aussi été confronté.

Tout d’abord, il faut savoir que certaines contraintes ne peuvent être évitées car elles sont inhérentes au projet et au client. Parmi elles : l’organisation du projet (découpage des activités et responsabilités) ou encore la méthodologie adoptée (contexte agile, cycle en V ou encore méthodologie ad-hoc).

Dans un monde parfait, nous souhaiterions tous adopter des méthodologies projet 2.0 et avoir des organisations de travail agiles et communicantes les unes avec les autres.

La réalité est très différente, un on-boarding serait facilité si les situations suivantes, que je considère comme des facteurs d’échec pour le consultant, étaient évitées :

–  Isolement du consultant lors de son arrivée.

–  Absence de définition des attentes du client vis-à-vis du consultant.

–  Absence d’encadrement et de présentation de l’organisation (futurs interlocuteurs, etc.).

En regard des points évoqués ci-dessus, les facteurs clés de succès pour un on-boarding réussi seraient :

–  Une phase de montée en compétences sur le sujet dès l’arrivée du consultant, car il ne faut pas considérer qu’il est opérationnel et productif immédiatement.

–  Une intégration au sein d’une équipe projet avec la définition d’un mentor sur lequel le consultant pourra s’appuyer tout au long de sa montée en compétences.

–  Une définition claire des attentes client et du périmètre que couvre le poste du consultant.

PS : Si cet article vous fait l’effet d’un poncif, rappelez-vous toujours que ce n’est pas parce que c’est évident pour vous que ça l’est pour tout le monde. Personnellement, j’utilise souvent la célèbre phrase de Talleyrand pour illustrer ce genre de propos : « Si cela va sans le dire, cela ira encore mieux en le disant. »

 

Yohan L.